원불교신문 기획기사 (기관탐방/원불교기록관리실)

기록이 교사다 ( 나세윤 승인 2017.10.13 호수 1862 )
▲ 원불교기록관리실은 교단 기록물과 민원업무의 폭증으로 인력증원과 보존고 공간 확보를 호소하고 있다. 출처 : 원불교신문(http://www.wonnews.co.kr)

“교단 기록문화 정립에 관심 가져야”

“기록이 교사(敎史)다”라는 강렬한 문구가 시선을 사로잡는다. 중앙총부 반백년기념관 3층에 위치해 있는 ‘원불교기록관리실’ 이야기다. 기록관리실은 원불교 기록을 효율적 생산과 이관, 수집, 보존하며 교도 누구나 이용할 수 있는 공간이다. 하지만 기록관리실이 외딴섬(반백년기념관 3층)에 위치한 관계로 접근성이 떨어지나 온·오프라인으로 기록실과 접속하게 되면 그 속에 무궁무진한 보물들을 확인할 수 있다. 

원불교기록관리실의 탄생

기록관리자로 원기78년 고대진 교무가 인사 배치됐지만 교단 기록관리의 본격화는 원기98년 2월 문화사회부 도서자료실이 기록관리실로 개편되면서 총무부의 문서고와 통합작업을 통해 탄생하게 됐다. 조직개편과 함께 그해 7월 ‘원불교기록물관리규칙’이 제정돼 교단기록물 수집·분류·정리·보존에 대한 개념이 서게 된다. 원불교기록관리실 탄생의 주역은 고대진 교무다. 그는 “교단 기록관리의 본격화에 앞서 원광대학교 원불교자료실 박현덕 교무의 주선으로 한국대학기록관협의회에 참가해 기록관리 직무교육을 수료(2년간)하는 등 정기적인 교육과 모임을 통해 정보를 습득했다”며 “원기95년에는 ‘총부 기록물관리 준비팀’이 조직돼 국내 기록관(국가기록원, 서울대학교기록관, 고려대학교기록관 등)과 일본 기록관리 탐방을 다녀왔다. 특히 일본신종교 입정교성회 기록관과 닛쿄대학교 도서관 등의 견학은 교단의 체계적인 기록 관리에 충분한 자극을 줬다”고 밝혔다. 기록물보존고의 중요성을 감안, 장소 이전에 대한 논의가 진행됐으나 재원마련 등 현실적인 문제로 현재의 장소를 리모델링하는 쪽으로 가닥을 잡았다고 전했다. 

기록실의 심장, 보존고

교단 기록관리실 설치 논의는 원기79년 문서관리규칙 제정, 원기87년, 93년 1,2차 개정, 원기95년 (가칭)총부기록물관리소 등 논의가 계속됐지만 마지막 걸림돌이 재정의 뒷받침이었다. 재정의 어려움은 리모델링 과정에서도 돌출됐다. 원기98년 3월에 시작된 공간 확보 공사는 11월이 돼서야 완료되는데, 바닥, 천장, 벽면공사를 위해 재료를 직접 구매하는 것은 물론 고대진, 박현덕 교무가 목공, 창문, 벽체공사, 페이트칠까지 담당해 공사비를 절약했기 때문이다. 원기100년 6월 사무실과 자유열람실 공사 역시 직접 시공으로 예산을 아껴 현재의 시설을 완비할 수 있었다. 내부설비는 총부 예산이 지원돼 보존고 냉난방기, 항온항습기, 이동식 서가 84개, 컴퓨터, 스캐너, 인터넷광망, 자료서버, 기록물 목록서버 등을 구축할 수 있게 됐다.

기록실의 시설을 둘러보면, 기록의 심장은 보존고다. 제1 보존고에는 문서류, 시청각물이 있고, 제2 보존고는 간행물, 도서, 제3 보존고에는 불법연구회 사료(사진·문서·문헌·자료 등)가 보관돼 있다. 전자기록실에는 데이터보존서버, 업무서버, 기록물목록관리시스템과 전자기록물이 있으며, 입수된 기록물을 임시 보관하는 제4 보존고 그리고 열람실과 사무실로 구성됐다. 기록물의 안전관리를 위해 보안 CCTV(11개)가 24시간 가동되고 있고, 보존고 출입문마다 보안키가 정착돼 관계자 외 출입을 엄격히 통제하고 있다. 

기록실의 분류·보존 시스템

교단의 기록관리, 기록사업, 전자기록화 등 기록관리체제 정비에 선봉에 선 원불교기록관리실은 업무코드, 기관코드, 분류코드, 기록물의 수집 이관 평가·기술·보존·열람·폐기 등 기록표준화에 따라 모든 작업이 진행되는 시스템이다. 특히 기록관리실이 역점을 두고 있는 사업은 교당, 교구, 기관을 대상으로 한 기록관리교육이다. 부산울산교구는 하단성적지에 원불교역사관을 기획했는데, 이를 지원한 곳이 기록관리실이다. 또한 사회복지법인 삼동회, 원광효도마을, 정토회관 등 기록관리교육을 실시해 기록생산 단계에 있는 기관들의 인식을 하나씩 바꿔 기록문화 정립을 지원하고 있다. 교육신청은 기록관리실로 전화하면 된다. 예산부족에 시달리고 있는 기록관리실에 자발적 후원회 조직 소식은 든든한 우군이다. 문화사회부 문화사회회(회장 박양서)와 김일상·신명국·성도종 교무 등이 교단 기록사업을 위한 후원회를 조직한 것이다.

▲ 기록관리실은 원불교기록물관리규칙에 따라 기록물 업무, 수집, 정리정돈, 공개, 열람 등의 업무를 수행하고 있다. 출처 : 원불교신문(http://www.wonnews.co.kr)

교단 기록물 이용방법

원불교기록관(관리실)의 자료를 열람하고 싶으면 홈페이지 http://was.myds.me/ 로 접속해 회원가입 후 메인바 커뮤니티를 클릭해 ‘기록물 이용신청서’를 온라인에 작성해 게시판에 올리면 된다. 신청서를 접수한 후 기록관리실은 대체로 1~3일 내 기록물 정보를 제공하게 되는 데, 의뢰자의 요청에 따라 직접 방문수령, 온라인 파일전송이 가능하다. ‘수위단회 회의록 디지털화(제1대1회~제3대 154회)’ 사업은 총 3만여 장의 데이터를 전산기록화 했고, e-book 형태로 제공되고 있다. 기존 회의록, 의안철, 문서철, 결의록, 관계철이 회기와 상관없이 따로따로 철해 졌으나, 회의 건별 통합 정리해 열람을 용이하게 했다. 기록물관리실 홈페이지에 축적된 자료는 종이기록물 13,026건, 전자기록물 413건이다. 전자기록물 1건 당 데이터 분량은 최고 24기가바이트(GB)에서 최소 4.7기가바이트로 전산화 분량을 대충 가늠할 수 있다.

4년 째 근무하고 있는 문화교당 박지인 교도(전자기록관리사)는 “보람이 컸던 일은 지난해부터 올해 9월까지 작업했던 ‘수위단회 회의록 디지털화’ 사업으로 최고결의기관의 기록물을 작업하면서 교단의 중요한 결정사항들을 살펴보게 돼 공부를 많이 했다”며 “디지털화 작업을 완료 했음에도 불구하고, 정작 열람을 요청하는 사람들이 적어 아쉽다. 반면 의뢰인의 요청으로 원하는 것을 찾아 작업해 드릴 때 보람을 느낀다”고 소감을 전했다. 

▲ 고대진 교무(가운데)가 교단초기사료를 열람하고 있다. 출처 : 원불교신문(http://www.wonnews.co.kr)

원불교기록물관리실의 미래

교단 기록물은 <교규·교령> ‘원불교기록물관리규칙’이 원기98년 10월, 제정되면서 체계적으로 관리되기 시작했다. 규칙에는 기록물관리위원회 운영부터 기록물 업무, 수집, 정리정돈, 공개 등이 교령으로 법제화됐다. 교단 모든 기관들은 이 규칙에 따라 기록물을 의무적으로 관리해야 한다. 기록물관리실에 대한 법적인 요소는 완비됐으나 인력과 예산, 공간 부족은 미래 청사진을 위해 풀어야 할 과제다. 교단은 중앙총부를 비롯해 교화, 교육, 복지, 산업 등 각 기관(교당 600여 개 및 기관)에서 수많은 기록물을 생산해 내고 있지만, 이를 관리하는 기관은 현재 원불교기록관리실 뿐이다. 출범했던 5년 전과 비교하면 현재 기록물의 입수량, 이용횟수가 비약적으로 증가해 업무량이 폭주하고 있는 상태로, 인력과 공간 확보를 호소하고 있다. 인력은 교무 1명과 재가교도 1명 그리고 자원봉사 형태의 아르바이트 4명의 교도가 근무하고 있다.

기록전문요원으로 일하고 있는 익산교당 서도연 교도는 “기록행정을 담당하고 있는 데 가장 어려운 점은 수집된 자료가 출처나 연도 등 구체적인 역사 기록이 없을 때 이를 추적해 찾아내는 일이다”며 “최대한 정확히 기재하려고 노력하고 있고, 출처 불명인 사진이나 글, 문서 등은 알만한 교무님을 찾아가 확인 작업을 하고 있다”고 밝혔다. 개인 또는 교당 행사 등 모든 기록물은 생산기관명, 시기, 행사명 등을 기록해 뒀으면 좋겠다는 간곡한 부탁도 빼놓지 않았다. 그는 “불법연구회 초기사료들을 보면 한 장 한 장 넘기는 것이 조심스럽고 신기하다”며 “대종사께서 ‘100년 안에 들어온 사람은 내 수첩에 적어놓았다’라는 말씀이 있는데 내가 이 일을 하면서 대종사님의 눈과 손이 되어 그 수첩에 역사를 기록하고 있다는 사명감으로 일하고 있다”고 덧붙였다. 고대진 교무는 “현재 문화사회부 내 기록관리실로 있지만 업무의 성격상 독립기관으로 안정적이며 항구적인 교단지원시스템이 요청된다”고 역설했다. 점점 쌓여가는 교단 기록물에 대한 그의 열정이 사그라지지 않도록 행정 및 재정적 지원이 뒷받침됐으면 하는 바람이다.

출처 : 원불교신문(http://www.wonnews.co.kr)

교단 기록문화 창립에 관심을 가져야

댓글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다